中学校同窓会「段取りの流れ」途切れずに長続きさせる工夫

昨日(第1希望は5月末でしたが、既に会場が他団体に押さえられていました。半年前に予約を入れたのに)は、私たちの卒業した中学校の同窓会がJR駅ちかホテルでありました。私も幹事団の1人でした。データの残っている平成10年の第3回目以降、5年に1回というペースだったのですが、50代になった今は3年に1回です。今回で卒業以来、第8回目になります。昨年11月(半年前)に会場を押さえました(第1希望日は既に他団体さんが入っていて、第2希望の日でした)。なんとか無事に?みなさんが旧交を温めてくださり、何よりです。笑いあり涙あり、和気あいあいの会になり、ホッとしました。帰り際に「飲んだ飲んだー」と言ってくださる酒豪(女性)もあり、うれしく思います。ご協力ありがとうございました。


私は第4回目からやっと出席するようになったので偉そうなことは言えませんが、同期の仲間たちが同窓会を長続きさせるために工夫してくれていることを紹介します。


今回から次回(3年後)までの「段取りの流れ」を、例としてみましょう。


3年後の同窓会へ向けて「段取りの流れ」


3年に1回開催する5月下旬週末、今回の同窓会:一次会(3時間)の間に、今の幹事団が男女手分けして、次回(3年後)の幹事代表を男女各1名ずつ頼みます。そのため、事前の幹事会(3ヶ月ぐらい前かな)で、あらかじめ有力候補を相談しておきます。そして、一次会のお開きで、次回の幹事代表(男女)を発表し、挨拶してもらいます。次回の幹事代表を頼まれた人は、一次~二次会の間に、3年後に向けて協力してほしい男女に副幹事を頼みます。こうして、次回の幹事団(4~6名ほど)が生まれます。


今回の幹事団で、引き継ぎ(会計報告、通帳、印鑑、USBメモリーの更新:出欠等の入力、名札入れ等同窓会グッズの整理)の準備をします。そして、今回の幹事団が、約3ヶ月後を目安に、新旧幹事の引き継ぎ会を主催します。約10名前後でしょうか。


引き継ぎを終えると、次回の幹事団は、今年度中に幹事会(1回目)を開いて、会場候補・計画を相談したり、役割分担をしたりします(会計係・次回幹事OB会担当など)。幹事会(計2回)や幹事OB会=プチ同窓会(計2回)をする会場(居酒屋でもよい)の手配役は、幹事団のメンバー男女で交代するのが望ましいでしょう。幹事OB等への連絡(出欠確認の電話)は、その都度、幹事団の男女全員で分担します。


そして、1年後、幹事OB会(1回目)を主催します。「同窓会まで、あと2年やねぇ」と言いながら、20名前後でプチ同窓会をしているような感覚です。幹事を快く引き受けてよかったと思ってもらえるポイントは、ここです。幹事OBも一緒にもりあげる雰囲気をつくることで、次回同窓会の幹事団にも、安心感が伝わります。


そして、2年後、再び幹事OB会(2回目)と称してプチ同窓会をします。「同窓会まで、もう1年やねぇ(あと半年やねぇ)」と言いながら、20名前後で、次回の幹事団を応援する空気をつくります。幹事OBじゃない人を誘うのもOKです(ぜひ)。だから、プチ同窓会とも呼んでいるのです。


それに前後して、次回の幹事団は幹事会(2回目)を開き、翌年の、3年に1度の同窓会の日取り・会場・役割分担などを決め、当日へ向けて動き始めます。今まで使った会場は避けて、新しい会場を探すほうが、新鮮味はあります。会場を押さえるのは、早いほうが希望の日時をとりやすいです。また、私たち第8回同窓会幹事は、往復ハガキに同窓会費:男性1万円・女性9千円と書きましたが、これに±1千円で案内しておられる同窓会がわりと多いように思います。会費の金額は、よくご検討ください。


幹事OBのみなさんは、毎年、幹事OB会(プチ同窓会)を楽しみにしています。それに比例して、次回の幹事さんも心強いと思います。こうして、私たちの中学校同期は、3年に1回のペースで同窓会を続けているのです。昨今の世の中は、プロの同窓会幹事代行業に任せるケースもあるようですが、私たちは適材適所(誰でも得手・不得手がある)で、段取りをしたり、連絡を取り合ったりするのも、楽しくやっています。家族からは、「毎年、集まってるやん」と言われてますが・・。


3年に1回の当日に使った、司会&受付嬢?の巨大蝶ネクタイ&ティアラ(パーティーグッズ)は、某都知事のように非難されたくないないので、100円ショップにて私費で購入したものです(女性幹事のアイデアなので、男性幹事は当日手渡されて驚きつつ、各自108円支払いました)。恩師への記念品も女性幹事のアイデアで、「家族の和」をテーマにした丸い「あいとうメロン贈答用2個セット」(食べ頃の月日が明記=約1週間後かな)を、あらかじめ予約して前日に準備してくれました(感謝です)。


以上が、今回から次回(3年後)までのおおまかな流れです。幹事団の人数は、4~6名ぐらいでしょうか。それでは、私たちの同期が数年(かつては5年、今は3年)に1度のペースを維持しながら、同窓会を続けているポイントを整理してみます。


今回の同窓会から3年後へ向けて15のポイント


同窓会のお開きで、次回の新幹事(男女)を発表します。


新幹事は、男女数名に声をかけ、新幹事団を増やします。


新幹事団に、初幹事の人もいると、広がりが生まれます。


幹事引継会は、旧幹事(同窓会をした幹事)が主催します。


引継を受け新幹事会を開き、役割分担・計画を立てます。


3年後の開催月・会場・会費金額は、じっくり相談します。


1年後も2年後も、幹事OB会(プチ同窓会)を開催します。


幹事OB会・幹事会の会費は、1人5千円程度に押さえます。


幹事OB会は、幹事OBみんなで新幹事を応援する場です。


同窓会の会場探しは、新規開拓するけど、無理はしません。


参加者を増やすポイントは、開催日時と会場でしょうか。


幹事会で相談し、適材適所(分担)で次回の準備を進めます。


同窓会案内(往復ハガキ)には、幹事会で「添え書き」をします。


「添え書き」は、「◎◎君~」「◎◎さん~」と書き始めます。


3年後の同窓会が済んだら引継会の準備(会計報告や残金の通帳への入金等)をして、次の幹事に引き継ぎます(目安として2~3ヶ月以内でしょうか)。


最終幹事会(3ヶ月前)の打合せ事項


確認事項


○会場 ◎◎ホテル(JR駅から徒歩5分)


○日時 2016年5月21日(土)15時受付 16時開会→二次会


○下見→予約(同窓会16~19時)・仮予約(二次会19~21時)


ホテルとの打合せ:報告内容 


○プラン 7500円(卓盛和洋大皿料理)フリードリンク3時間


 正面に吊り看板&ステージ&金屏風、マイク3本


 二次会カラオケは別室でフリードリンク


 部屋の大きさは人数で2パターン(基本は大きな部屋)


 (もしも、40人以下なら間仕切りで前日に調整可能)


 座席くじ:テーブルA・B・C・・・(7~8人)席札A1・A2・A3・・・


 =(例A−1・A−2・A−3・・・)はホテル側が準備


○ホテル送迎車は学校前15時出発(9人以下ならハイエース)


○仮予約(二次会キャンセルは10日前、一次会人数変更は前日まで)


○二次会19時~21時(カラオケ)


 ホテル内の別室1人2160円×15人分(乾き物・フリードリンク)


 当日、人数増の追加費用は、1500円×追加人数分(30人までの部屋)


○ホテル横にホテル専用駐車場あり30台(他にもあり)


○宿泊希望者(遠方の方)は各自で予約すること(往復葉書に明記)


2月幹事会でしたいこと


○往復ハガキに添え書き(発送は3月中旬頃、返信〆切4月21日)


(例文「◎◎さん、待ってるわ」「◎◎くん、来てね」など)


○(案)一次会の座席は、受付で「くじ」を引いてもらう(座席は男女交互)


○(案)二次会はホテルの別室(カラオケあり)で行う


○二次会会費として、一次会受付で集金する金額は千円or2千円を相談


○役割分担をする 


人数集約・5月上旬ホテル→最終人数確認・前日ホテルTEL(   )


挨拶(   )、会計(   )、受付(         )


記念品(        )、司会(   )、乾杯(   )


近況報告(    )、校歌(   )、名札 (    )、余興(    )


二次会(   )、会場設営(        )、送迎配車(    )


○次期幹事候補・引き継ぎ関係(       )


予算関係(案)


○会費:男性1万円・女性9千円、二次会費2千円


(受付で集金、二次会については受付で参加希望を聞いて集金)


○支出 一次会費用7500円×人数、二次会費用、案内用の往復葉書1万3~4千円、記念品:恩師お1人あたり5~6千円等


○残金は同窓会の通帳へ(万が一、ドタキャンが出た場合の費用にも充てる)


(今回ドタキャンはなかったが、過去にはあったことを念頭に)


当日:進行の予定(案)


14時:受付準備・会場確認(6テーブル座席表)、15時:受付開始、16時:集合写真撮影、一次会開会、幹事あいさつ、来賓(恩師)挨拶、乾杯、飲食歓談、17時:近況報告、余興(質問コーナー)、18時:恩師への記念品贈呈、校歌斉唱(前奏だけソプラノリコーダー:全員で輪になってアカペラで歌う=壁面に歌詞あり)、次回(3年後)幹事の発表、次回(3年後)幹事あいさつ、19時前:一次会お開き、来賓のお見送り(全員が2列で花道をつくり、その間を退場する恩師を拍手で見送る:恩師は花道両側の1人ひとりに握手を求められた)→(部屋移動)→19時過ぎ:二次会カラオケ(ホテル内別室)、21時過ぎ:二次会お開き


幹事の心得(ポジティブ・シンキング)


まず、自分自身が幹事会や幹事OB会を、楽しむことが肝心です。毎年1回20名前後で集まってワイワイやることが、みんなの楽しみの恒例行事になっているというところでしょうか。中学同期で集まって楽しいからこそ、途切れずに続いているのでしょうね。


要は、幹事長(幹事代表)1人に押しつけないことです。先にも述べた適材適所で役割分担することと、幹事OB会=プチ同窓会が、いつも同じ固定メンバーにならぬよう、意識して新しい顔ぶれにも声かけするよう心がけることでしょうか。


引き継ぎに加えたい反省点


★今回の反省点は、ホテル側との交渉段階で、一次会お開き時刻と二次会開始時刻の間に移動時間として10分間を入れ忘れていたことでしょうか。ホテルは、二次会お開きの時刻を守る必要があります(今回は二次会担当のホテルマンさんと仲よくなったので、時間オーバーを少しだけおまけしてもらえました)。


★司会としては、同窓会を盛り上げることに気持ちがいってしまい、基本アナウンス(お帰りの時にホテルのフロントで無料駐車券をもらってほしいこと、二次会の会場:何階のどのお部屋か、というご案内をすること等)を言い忘れていたことです。


★それから、とっても大事なこと(「恩師の先生お2人から過分なお志をいただきました。▽先生、△先生、ありがとうございます」という謝辞を、開会の冒頭で述べること)を、すっかり忘れていました。この大失態、まことに申し訳ありません。


幹事の負担を減らし、出席者を増やす工夫


まずは日取りですね。5月下旬~6月上旬、8月のお盆直前の土日(年によってずれて10~13日頃)、10月下旬、私たちは、ここらへんを候補に相談するようにしています。私たちの場合、出席者が多かった年の開催日は、10月24日と8月12日でした。


次に、会場は、送迎車を出してくれる駅近のホテルなら申しぶんないのですが、会費の金額設定と連動してきます。私たちはホテル側との交渉で、2時間半を3時間に伸ばしてもらいました。地元近隣で開催する場合、宿泊希望者には、各自で予約してもらうよう、往復葉書に明記しておくほうが、幹事の負担が減ります(ドタキャン対策)。


料理も大事ですが、同窓会プランがあれば、3種類なら中の料理で十分でしょう。フリードリンクの場合、ダメもとでソフトドリンクなど一品追加サービスを要望してはいかがでしょう。私たちは交渉して、ジンジャーエールを追加してもらいました。


ホテルの別室での二次会カラオケは、その部屋に入れる人数の半数で予約しておきます。定番はカラオケ・フリードリンク・乾き物ですから、最初の受付で二次会参加希望者から二次会会費をいただきます。追加人数の料金は(予約より人数が減った場合も)フリードリンク代だけですので、事前に人数が読めない幹事としては助かります。


集合写真撮影ですが、ホテル側に任せると楽ちんですが、会費が高くなります。幹事のデジカメで撮る→プリントアウト→郵送は、幹事の負担が大きくなります。スマホで撮影したものを送信・転送するのが低コストですので、実現可能か検討の価値はありそうです。ちなみに、LINE仲間がいくつもあればいいのか、携帯番号交換するだけでいいのか、私はガラケーですので知りません・・。詳しい人にお聞きください。


以上、参考になる点が1つでもありましたら、幸いです。日々の生活に追われていた私は、幹事を引き受けたことがきっかけになり、つき合いの幅が広がりました。




by takaboo-54p125 | 2016-05-22 05:28 | 日記・その他